Op mijn werk gebruiken we (verplicht) Outlook voor onze persoonlijke agenda. Dat is vrij handig, vooral om vergaderingen te plannen, want je kan direct zien of mensen al dan niet vrij zijn. Bij het plannen van een meeting zie je dan blauwe balkjes op de tijdstippen dat de collega’s bezet zijn (of paarse wanneer ze ‘out of office’ zijn).
Dat is efficiënt, maar na verloop van tijd loopt je agenda als vanzelf vol met vergaderingen en heb je geen tijd meer om gewoon te werken.
De oplossing: je plant gewoon meetings met jezelf op vaste tijdstippen. Dat zijn dan de momenten waarop je rustig kan werken. Dat is planning-heaven voor onze georganiseerde medemens. Die gaan dan per project blokken tijd reserveren in hun agenda en alles mooi met kleurtjes coderen.
Minder slaafse mensen (die zich niet laten muilkorven door de dictatuur van de organisatie) vinden het na verloop van tijd echter moeilijk om die tijdsblokken een naam te geven. Dus gebeurt het al eens dat die “meetings met jezelf” een creatieve naam krijgen.
Dat is op zich niet zo een groot probleem.
Het wordt echter een probleem wanneer uw bedrijf overschakelt op een nieuwe versie van Outlook en (zonder dat aan te kondigen) ook de instellingen verandert, waardoor iedereen elkaar’s agenda kan zien.
Bij het boeken van een meeting zien de collega’s dan effectief de naam van de meeting inplaats van gewoon een blauw blokje…
En zo gebeurde het dat ik deze ochtend volgende mail ontving van een niet Nederlandstalige collega:
Hi,
I’d like to book a meeting with you, but your agenda is full. I see you have a lot of meetings for the project “Aan mijn fluit trekken” this week. Is there a possibility to move any of those meetings? If that’s not possible, maybe we can use one of your daily slots (9-9.30) labeled “kakken”.
Kind Regards,
Some collegue

Recente commentaren
10 minuten 49 seconden geleden
16 uren 27 minuten geleden
1 dag 9 uren geleden
1 week 1 dag geleden
1 week 2 dagen geleden
2 weken 1 dag geleden
2 weken 2 dagen geleden
2 weken 3 dagen geleden
2 weken 3 dagen geleden
2 weken 3 dagen geleden